Делопроизводство и документооборот в организациях

Сурин Ю.Ю.
Сурин Ю.Ю.
5,000.00 ₽
book-2

Основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения составляют документы. Содержащаяся в них информа­ция будет обладать юридической силой и может быть использована в профессиональной деятельности только при соблюдении ряда обязатель­ных делопроизводственных операций.

При работе с документами ежедневно приходится решать большой комплекс вопросов, связанных с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, с подписанием, согласованием, отправкой, фор­мированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив либо уничтожением. Без правильной организации работы невозможно справиться с потоком документов, быстро найти требуемый документ, навести по нему справки, а также проконтролировать его исполнение или обеспечить сохранность.

Реалии современного производства и бизнеса диктуют определен­ные требования в области документационного обеспечения управления (ДОУ). При существующей смешанной системе делопроизводства, когда все документопотоки в организации рассредоточиваются по структурным подразделениям для их обязательного исполнения, знания в области ДОУ необходимы всем. Молодому специалисту, впервые пришедшему на ра­боту, помимо знаний и навыков составления документов необходимо иметь представление об особенностях взаимодействия и движения доку­ментов на предприятии. Руководителям, которые не являются, как прави­ло, конкретными исполнителями оформления документов, важно знать не только структуру самого документа, но и иметь представление, посредст­вом издания какого документа и как можно разрешить ту или иную адми­нистративную ситуацию.

Таким образом, в наши дни все служащие являются участниками единого делопроизводственного процесса. Сегодня наряду с профессио­нальными навыками работник должен уметь создавать документы в соот­ветствии с существующими нормами, государственными стандартами, законами Российской Федерации, методическими рекомендациям Росар- хива, министерств, ведомств и организаций. Не стоит забывать также, что под созданием и исполнением документа, как правило, подразумевается выполнение работником конкретного производственного задания, а ин­формация, содержащаяся в том или ином документе, подчас предопреде­ляет развитие производственного или управленческого процесса. Доку­мент, оформленный должным образом, обеспечивает не только опе­ративность работы, но и создает имидж серьезного, делового партнера.

В связи с внедрением в делопроизводство новых технологий очень важны знания об организации безбумажного делопроизводства, органи­зация которого требует не только применения современных технических средств (компьютеров, компьютерных сетей и программ), приобретения дополнительных знаний о создании, использовании, хранении докумен­тов на машинных носителях. Самое главное – это выработка принципи­ально новых подходов к организации документоведения, повышение все­общей культуры и выработка всеобщих моральных норм работы в кол­лективной сети.

Необходимо также изменить психологию отношения к документу и документообороту, четче определить критерии ценности документа, наконец, создать новые правила работы с документами и научиться сле­довать им. Недостаточно приобрести программный продукт и объединить в общую сеть весь компьютерный парк предприятия, необходимо всем участникам «игры» усвоить общие правила, порядок и нормы, которые во многом предстоит еще создать и внедрить.

В настоящий момент на прилавках магазинов и в библиотеках ско­пилось множество учебной и справочной литературы по делопроизводст­ву. Содержащаяся в них информация не всегда бывает актуальной и пра­вильной. В отдельных изданиях содержатся сведения и примеры, которые противоречат государственным стандартам РФ, инструкциям Росархива и нарушают национальные традиции русского делопроизводства. Подобная «пестрота» мнений и сведений в учебных пособиях вызывает сложность при самостоятельном их изучении.

Оправдавшие себя на практике, рациональные формы и методы создания обработки документов могут быть доведены до уровня общей нормы лишь при условии, что все участвующие в этих процессах будут достаточно точно придерживаться в своей деятельности единых правил и норм документационного обеспечения управленческой деятельности. Иными словами, ДОУ – это «игра по правилам», и эти правила должны знать все ее участники.

В связи с этим актуальной задачей является изучение основных норм делопроизводства. А так как вуз готовит будущих руководителей и исполнителей, все чаще встает вопрос о том, что специалист с высшим образованием должен получить современные знания и навыки в области документоведения, независимо от выбранной специальности. Это обстоя­тельство определяет важность изучения такой дисциплины, как «Дело­производство и документооборот».

Course Features

  • Lectures 32
  • Quizzes 1
  • Duration 50 hours
  • Skill level All levels
  • Language English
  • Students 0
  • Certificate No
  • Assessments Yes
  • 1. Терминологическая база документоведения
    3
  • 2. Нормативные требования к составу основных реквизитов и их оформлению

    Современные требования к оформлению организационно-распорядительной документации закреплены в государственном стандарте ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Этот стандарт устанавливает состав реквизитов, зоны и последовательность их размещения на стандартном листе бумаге. Особенностью нового измененного стандарта - вместо ранее существовавшего ГОСТ Р 6.30-97 - является его рекомендательный характер и изменение ряда реквизитов. И хотя стандарт не обязателен для исполнения, а только рекомендателен, необходимо помнить, что единообразие оформления документации позволит организациям, предприятиям и учреждениям достигнуть единства информационного обмена. А значит, его следует соблюдать! Требования к составу реквизитов определяются и другими государственными стандартами на управленческую документацию: 1. ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения»; 2. ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца». Эти стандарты устанавливают состав реквизитов, придающих документной записи юридическую силу документа, и являются обязательными.

    2
  • 3. Бланки документов

    Как правило, документы оформляются на бланках, которые изготавливаются либо типографским способом, либо моделируются на компьютере с соблюдением определенных правил и сложившихся традиций. Бланк - это стандартный лист бумаги, на котором отображена постоянная информация и отведено место для переменной. Применение бланков сокращает время, затрачиваемое на составление документа, повышает культуру документационного обеспечения управления. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица установлены следующие виды бланков документов: общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документа. Общий бланк используют для создания любых видов документов, кроме писем, и содержит реквизиты: 01(02, 03), 08,11, 14. Разработка специального бланка для писем связана с тем, что в нем необходимо указывать наименование организации, адрес, справочные данные, ОГРН, ИНН/КПП предприятия. В зависимости от учредительных документов организации он может включать реквизиты: 01 (02 или 03), код по ОКПО, наименование министерства или ведомства. Ограничительными отметками отмечают места для реквизитов: дата, индекс № ; ссылка на индекс и дату входящего документа На № от ; место адресата, заголовок к тексту Г О выделении кредита 1. Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации может включать в себя реквизиты: 01, (02 или 03), 08,10,14 и (при необходимости) ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11,12,13, 18, 19. Бланки могут иметь как продольное, так и угловое расположение реквизитов. При продольном расположении реквизиты адресанта - автора документа - располагают по центру вдоль верхней части листа, а информацию об адресате - в правом углу ниже реквизитов автора документа. При угловом варианте на бланке создаются две зоны: левую отводят для реквизитов адресанта, а правую - для реквизитов адресата. Вариант бланка с угловым расположением реквизитов считается наиболее удобным и экономичным по использованию площади листа и рекомендуется для всех видов внешней и внутренней переписки (писем, служебных, докладных, пояснительных записок, справок и т.д.). Угловое расположение реквизитов предпочтительнее также для тех видов документов, которые требуют утверждения, резолюции; располагают их в правом верхнем углу. В соответствии со сложившейся практикой и зарубежным опытом в целях экономии площади листа справочные данные организации можно располагать на нижнем поле бланка. Если бланк предприятия или фирмы составлен на нескольких языках, рекомендуется использовать продольные бланки, при этом бланковые надписи на русском языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации. Большинство служебных документов оформляется на бумаге формата А4 (210x297) и А5 (248x210). Допускается использование бланков формата АЗ и А6. Бланки документов, согласно стандарту, должны иметь поля: левое - не менее 20 мм; верхнее - не менее 20 мм; правое - не менее 10 мм нижнее - не менее 20 мм. Расстояние между отдельными реквизитами - от 1-1,5 до 3 меж¬строчных интервалов. Если один реквизит растягивается на несколько строк, то его текст печатается через один интервал. Если документ имеет более одной страницы, то начиная со второй страницы они нумеруются арабскими цифрами без точек и тире. Согласно стандарту номер страницы проставляется в центре верхнего поля страницы.

    0
    No items in this section
  • 4. Классификация документов

    Для того, чтобы выработать определенные принципы работы с различными документами, необходимо провести их классификацию. Классификация документов - это деление документов на класс по наиболее общим признакам сходства и различия. Предметом изучения и классификации в делопроизводстве является административная система документирования. Эта система универсальна, так как обеспечивает фиксацию распорядительных управленческих решений, регулирование деятельности любого предприятия, учреждения, организации независимо от формы собственности и правовой организации. Административная система документирования по видам документов делится на три группы документов. 1. Организационно-распорядительная документация (ОРД) - положения, уставы, инструкции, приказы, решения, протоколы, штатное расписание, регламент и т.п. 2. Справочно-информационная документация (СИД) - письма, телеграммы, телефонограммы, докладные, служебные, пояснительные, объяснительные записки, справки, акты и т.п. 3. Документы по личному составу (ДЛС) - приказы, личные дела, заявления, трудовые книжки, характеристики, анкеты, резюме, договоры и т.п. Цель классификации документов: 1) повышение оперативности работы аппарата управления; 2) повышение ответственности исполнителей путем разграничения функций структурных подразделений и обязанности конкретных исполнителей; 3) четкое распределение информации; 4) экономия труда за счет использования информационно-справочного аппарата. Значение классификации документов: 1) обеспечение их быстрого поиска в текущем делопроизводстве; 2) повышение оперативности работы с документами. Первой ступенью классификации является группировка исполненных документов в дела. Основной признак классификации - содержание документа.

    2
  • 5. Распорядительные документы

    Распорядительные документы играют важную роль в управлении учреждениями, предприятиями, организациями. Посредством распорядительных документов осуществляется администрирование любым предприятием. Их издание необходимо по организационным вопросам, вопросам производства, материально-технического снабжения и сбыта, финансов и кредита, труда и заработной платы и т.д. Распорядительные документы носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам. К распорядительным документам относятся: постановления, указания, приказы, решения, распоряжения, протоколы. Эти документы отличаются друг от друга составом реквизитов и некоторыми особенностями текста. Основным распорядительным документом на предприятии является приказ. Они подразделяются на два вида - приказы по основной деятельности и приказы по личному составу (кадровые приказы).

    3
  • 6. Справочно-информационные документы

    Большинство документов, создаваемых в учреждениях, предприятиях или организациях являются информационно-справочными. Документы этой группы самые многочисленные. Они содержат информацию о фактическом положении дел и часто служат основанием для принятия решений и издания распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные, служебные и объяснительные записки, акты, письма, телеграммы, жалобы, отчеты и др. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации и не являются обязательными для исполнения. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению.

    7
  • 7. Документы по личному составу
    6
  • 8. Организация работы с документами
    1
  • 9. Организация документооборота и его основные этапы

    «Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение» (ГОСТ Р 51141 - 98).

    7
  • 10. Контрольные вопросы и задания к практическим работам
    2
5,000.00 ₽

You May Like

Message modal